Egal ob Produktinnovation, Kundendaten oder Finanzberichte: Sprachdienstleister, also Übersetzer und Dolmetscher, kommen ständig mit sensiblen Daten in Kontakt und müssen dafür sorgen, dass sie auch vertraulich bleiben. Das ist nicht nur selbstverständlich, sondern auch gesetzlich so geregelt. Vertraulichkeit und Datenschutz beginnen eigentlich schon mit der Auftragsvergabe.

Daten übersenden: Lieber keine E-Mail!

Auch wenn viele Sprachdienstleister, wie auch wir bei Leginda, technische und organisatorische Maßnahmen ergreifen, damit Ihre Kundendaten sicher sind, ist der Übertragungsweg von E-Mails oft weniger sicher. Vergleichen lässt sich das mit einer Postkarte: Im Briefkasten ist sie sicher und nicht einsehbar, auf dem Postweg aber kann sie jeder umdrehen und lesen.

Nicht nur aus Sicherheitsgründen sollten Sie daher bei vertraulichen Daten unser Online-Portal nutzen. Hier können Sie den Auftrag online anlegen, Ausgangs- und Zielsprache auswählen und den Preis direkt einsehen. Das ist sicher und geht schneller als per E-Mail.

Wer also einen Übersetzungsauftrag vergeben möchte, sollte sich vorher mit seinem Language Service Provider (LSP) auseinandersetzen. Gibt es ein Online-Portal, das Kundendaten sichert? Ist eine Auftragsvergabe nur per Mail möglich? Können sensible Daten notfalls per Post geschickt werden?

Auch bei der Bereitstellung von angefertigten Übersetzungen sind Kunden auf der sicheren Seite, wenn die Übersetzung nicht per E-Mail bei ihnen landet, sondern von einem gesicherten Server heruntergeladen werden kann.

Noch schlimmer als E-Mails sind eigentlich nur Dienste wie Facebook oder WhatsApp. In einigen Ländern sind aber geschäftliche Anfragen über soziale Medien üblich – für Deutschland fast unvorstellbar.

Online-Übersetzer: AGB beachten

Tatsächlich enthalten viele interne Dokumente vertrauliche Inhalte – seien es Namen, Telefonnummern oder technische Daten. Und auch dann, wenn Sie „nur einmal kurz“ ein paar Sätze übersetzen lassen möchten, vielleicht zum besseren Verständnis, sollten Sie dafür niemals einen kostenlosen und frei zugänglichen Online-Übersetzer nutzen.

Der einfache Grund dafür: Die Daten landen meist auf ausländischen Servern und werden teils sogar weiterverarbeitet, um das System weiter zu schulen. So liegt vielleicht eine Patentanmeldung, ein Jahresabschluss oder eine Kundenliste plötzlich auf fremden Servern – zur „freien Verfügung“.  Achten Sie daher unbedingt auf die AGB oder Nutzungsbedingungen des Onlinetools. Oder nutzen Sie die Neuronale Maschinelle Übersetzung (NMT) in unserem Onlineportal.

NMT bei Leginda bedeutet:

• Sprachlich sehr gute Ergebnisse
• Nicht nur für Reintext, auch unterschiedliche Dateiformate möglich
• Viele Sprachkombinationen
• Sofort verfügbar

Vertraulichkeit: Kundendaten sichern

Als Sprachdienstleister behandeln wir all Ihre Aufträge und Daten vertraulich. Teilweise müssen wir Ihre Materialien aber weitergeben, nämlich an den jeweiligen Übersetzer, der den Auftrag bearbeitet. Auch dieser ist zur Geheimhaltung verpflichtet und muss seinerseits dafür sorgen, dass die Kundendaten gesichert sind und nicht von Dritten abgerufen werden können.

Das betrifft beispielsweise auch Informationen, die dem Schweizer Bankgeheimnis unterliegen. Dieses war jahrzehntelang der Grund für viele Privatpersonen und Unternehmen, ihr Geld auf einem Schweizer Konto zu lagern. Durch das Steuerumgehungsbekämpfungsgesetz von 2017 wurde das Bankgeheimnis zwar aufgehoben, sodass der (deutsche) Staat nun bei berechtigtem Anlass  Auskünfte über Bankkonten verlangen kann – allerdings gibt es noch immer Einschränkungen, durch welche das Bankkundengeheimnis der Schweiz weitgehend gewahrt wird. Und auch als Language Service Provider tragen wir Sorge dafür, dass Kundendaten dort bleiben, wo sie hingehören und nicht in die Öffentlichkeit gelangen.

Darauf können Auftraggeber bei LSP achten:

• Verschlüsselte Verbindung (https)
• Informationen zur Vertraulichkeit in den AGB
• Server in Deutschland
• Zertifikate und Siegel, bei denen auch Datenschutz überprüft wird (z. B. EcoVadis, DIN EN 17100)

IT-Sicherheit: Cloud vermeiden

Sprachdienstleister kann fast jeder werden. Und viele Übersetzer schätzen das Leben im Ausland oder unterwegs. Wie praktisch ist es doch, Auftragsdaten in einer Cloud zu speichern und so jederzeit darauf zugreifen zu können, oder?

Praktisch vielleicht – datenschutzrechtlich aber bedenklich. Häufig sitzen diese Cloud-Dienstleister nämlich außerhalb Deutschlands und müssen sich daher nicht an die vergleichsweise strengen Datenschutzrichtlinien halten.

Das Übersetzen vertraulicher Dokumente ist Vertrauenssache. Je mehr Informationen Sie von Ihrem LSP zu Datenschutz und Datensicherheit erhalten, umso besser. Trauen Sie sich aber auch, nachzufragen, wenn etwas unklar ist. Nur so entsteht Vertrauen und eine hoffentlich lange Zusammenarbeit.