In Unternehmen mit Niederlassungen im Ausland und einer großen Anzahl mehrsprachiger Dokumente ist es wichtig, stets den Überblick über Informationen, Korrespondenz und Übersetzungen zu behalten. Ein effizientes mehrsprachiges Datenmanagement bringt zahlreiche Vorteile mit sich, ist aber nicht leicht zu erreichen. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, worauf Sie bei der Verwaltung mehrsprachiger Dokumente achten sollten.
Herausforderungen für mehrsprachiges Dokumentenmanagement
Arbeiten Sie im internationalen Umfeld oder in mehrsprachigen Ländern wie der Schweiz, und nutzen mehrere Arbeitssprachen für Ihre Dokumente und Prozesse, kann das einige Herausforderungen mit sich bringen. Dazu gehört vor allem der gesteigerte Verwaltungsaufwand im Vergleich zum einsprachigen Dokumentenmanagement, denn schließlich müssen alle Änderungen, die in einer (Sprach-)Version vorgenommen werden, auch in alle anderen Versionen übertragen werden. Die dauerhafte Einheitlichkeit und Synchronizität der Informationen ist also entscheidend, damit alle Mitarbeiter auf dem gleichen Stand sind und Prozesse standardisiert ablaufen können.
Teilweise gibt es aber in verschiedenen Ländern oder Sprachen auch verschiedene Standards und Abläufe: Die Fälle, in denen das so ist, müssen Sie kennen und hier ebenfalls darauf achten, dass länder- und standortspezifische Inhalte korrekt gespeichert und weitergegeben werden.
Nutzung spezieller DMS-Software
Es gibt einige Anbieter für spezielle Dokumentenverwaltungssoftware (im Fachjargon DMS, Dokumentenmanagement-Systeme), die auch eine mehrsprachige Verwaltung ermöglichen. Oft sind diese auf bestimmte Branchen ausgerichtet und bieten entsprechende Dateivorlagen, um effizient arbeiten zu können. Denkbar ist aber auch eine individuell programmierte Lösung, um den Bedürfnissen Ihres Unternehmens gerecht zu werden.
Bei der Suche nach der passenden Unterstützung sollten Sie auf die verfügbaren Sprachen und die Art der Synchronisierung achten: Gibt es beispielsweise eine Cloud, sodass ein Echtzeitzugriff auf neue Informationen möglich ist? Gibt es eine Suchfunktion, die auf Inhalte in allen Sprachen zugreifen kann? Findet die Übersetzung innerhalb der DMS-Software statt oder können Sie diese importieren?
Übersetzung mehrsprachiger Dokumente
Für ein optimales Dokumentenmanagement sollten Sie darauf achten, wichtige Daten und Dokumente zügig in allen genutzten Sprachen zur Verfügung zu stellen. So können alle Abteilungen oder Niederlassungen gleichermaßen von Erkenntnissen und Informationen profitieren.
Es gibt Dokumentenmanagement-Software, die teils sogar eine automatisierte Übersetzung ermöglicht – allerdings können hier qualitative Schwierigkeiten auftreten.
Häufige Probleme bei maschinellen Übersetzungen:
- Sprache ist nicht an Ihre Terminologie angepasst
- Ergebnisse sind nicht für alle Sprachkombinationen verfügbar oder gleich gut
- Keine menschliche Überprüfung von Kontext und Qualität
- Daten sind möglicherweise nicht sicher
In unserem Online-Portal können Sie Dokumente im Rahmen eines Auftrags in mehrere Zielsprachen übersetzen lassen und haben so immer den Überblick über Ihre Übersetzungen. Im Anschluss müssen Sie die Inhalte nur noch im Rahmen Ihrer Struktur ablegen und ermöglichen so allen Kollegen den Zugriff darauf.
Ihre Vorteile bei einer professionellen Übersetzung statt unspezifischer Software:
- Geprüfte und hohe Übersetzungsqualität
- Nutzung Ihrer persönlichen Firmen-Terminologie
- Vertrauliche Daten bleiben es auch
Für besonders schnelle Ergebnisse bieten wir auch NTM-Übersetzungen an, die – auf Wunsch – von einem menschlichen Profi im Rahmen eines Post-Editings geprüft und angepasst werden.
Design: Mehrsprachige Dokumente einheitlich gestalten
Möchten Sie hingegen Marketing- oder Präsentationsmaterialien in mehreren Sprachen erstellen und dabei ein einheitliches Design beibehalten, geht das auch bei der Nutzung von PDF-Dateien: In vielen modernen Programmen (wie Adobe InDesign) können Sie in Ebenen arbeiten und so beispielsweise pro Arbeitssprache eine Design-Ebene nutzen. Auch hier können Sie Ihre Texte direkt über unser Portal in mehrere Zielsprachen übersetzen lassen und die übersetzte Version im Anschluss in Ihr Dokument einfügen. Bei der digitalen Anzeige des Dokuments können Sie bestimmen, über welchen Pfad zugegriffen wird, also welche Sprachversion (Ebene) angezeigt wird. Für die besten Ergebnisse empfehlen wir Ihnen unseren DTP-Service für Publikationen.
Vergessen Sie dabei aber nicht, dass unterschiedliche Kulturräume auch verschiedene Bildsprachen, Farbsignale, Silbentrennung, Schreibrichtungen oder Schriftsysteme haben können. Hier sollten Sie Ihre Zielgruppe genau hinterfragen und – falls erforderlich – Anpassungen am Design vornehmen. Mehr darüber finden Sie in unserem Beitrag zur Lokalisierung.
Sprechen Sie uns gerne an, um Ihr nächstes Übersetzungsprojekt zu besprechen!