Übersetzungsauftrag ausschreiben: So klappt es!

Eine neue Übersetzung ist erforderlich und Sie sind dafür zuständig, den passenden Dienstleister für diesen Auftrag zu finden? Damit Sie später mit dem Ergebnis zufrieden sind, legen Sie bereits mit der Ausschreibung der Übersetzung und ihrer Formulierung wichtige Grundlagen. Was Sie dabei beachten sollten, erklären wir Ihnen in diesem Beitrag.

Welche Kriterien sind für eine Übersetzung entscheidend?

Natürlich ist der Preis ein wichtiger Faktor für jeden Auftrag, den Sie vergeben. Nicht immer ist aber das günstige Angebot am besten und genauso das teuerste nicht immer am schlechtesten – oder andersherum. Entscheidend ist nämlich auch der Umfang der Dienstleistungen und der Grad der Arbeitsersparnis für Sie. Am Ende macht es oft die Mischung.

Doch um herauszufinden, was Sie benötigen, sollten Sie diese Punkte durchdenken:

• Welche Dienstleistung benötige ich?
• Wann benötige ich die Übersetzung?
• Welchen Qualitätsanspruch habe ich?
• Wo liegen die Daten und sind sie sicher?
• Wie wird kommuniziert?
• Bei wem liegen die Rechte für Translation Memory und die Terminologiedatenbank?
• Wie wichtig sind mir zukunftsorientierte Technologien und Nachhaltigkeit?

Suchen Sie anschließend nach einem Dienstleister, der Ihre Anforderungen zu Ihrer Zufriedenheit abdeckt. Liegt der Preis dann höher als bei der Konkurrenz müssen Sie bedenken, ob Sie durch Abstriche bei der Qualität oder Sicherheit eventuell ein Risiko eingehen, das zu einem späteren Zeitpunkt teuer werden könnte – denn mangelhafte Übersetzungsdienstleistungen haben Auswirkungen.

Umfang der Dienstleistung

Was für den Laien einfach eine „Übersetzung“ ist, muss bei der Beauftragung einer solchen konkretisiert werden: Reicht eine einfache Übersetzung oder benötigen Sie eine Beglaubigung, ein Lektorat, ein Korrektorat oder sogar eine Lokalisierung, Voice-Over, Transkription oder eine Untertitelung? Nicht alle Übersetzer und Übersetzungsdienstleister bieten all diese Varianten an – und schon gar nicht in allen Sprachen. Denn auch die Sprachkombination oder -kombinationen müssen Sie vorab festlegen. Im Idealfall arbeiten Sie mit einem Dienstleister zusammen, der alle gewünschten Sprachkombinationen abdeckt.

Zeitlicher Rahmen

Sie wissen am besten, wann Sie die Übersetzung benötigen. Sprechen Sie das unbedingt ab, denn gerade bei Eil- oder Expressübersetzungen oder solchen mit einem großen Umfang sollte Ihr Dienstleister den zeitlichen Rahmen bereits vorab kennen.

Qualität bestimmen

Der Anspruch an die Übersetzungsqualität hängt ein wenig mit dem Umfang der Dienstleistung zusammen, denn schließlich können Sie eine Humanübersetzung anfordern – diese empfehlen wir für alle Inhalte, die zur Veröffentlichung oder Weitergabe bestimmt sind – oder eine maschinelle Übersetzung anfertigen lassen. Mit Post-Editing lässt sich auch hier die Qualität unterschiedlich steuern.

Einen Hinweis darauf gibt bei Agenturen die Zertifizierung nach DIN EN ISO 17100. Die Qualitätssicherungsmaßnahmen werden jährlich in einem Audit überprüft. Bei einer Registrierung allein passiert das noch nicht, achten Sie also hier auf die Formulierung.

Wichtig ist trotzdem, ob Ihr Dienstleister ausreichend Erfahrung in der entsprechenden Fachrichtung hat, um Ihre Dokumente korrekt zu übersetzen. Dabei können Sie auch um Referenzen bitten.

Letztlich helfen auch Technologien dabei, eine hohe Qualität zu gewährleisten. CAT-Tools unterstützen die Arbeit und ermöglichen es, Glossare zu erstellen und Terminologiedatenbanken anzulegen und deren Inhalte zu nutzen.

Speicherung und Bereitstellung der Daten

Sind Sie es noch gewohnt, Mails zu schreiben? Gerade bei Übersetzungen und anderen möglicherweise vertraulichen Daten stellt das eine Sicherheitslücke dar. Außerdem kann es lästig sein, wenn Sie den Stand des Projekts jedes Mal per E-Mail abfragen müssen. Besser ist es, wenn Ihr Übersetzungsdienstleister mit einem Online-Portal arbeitet, das gut gesichert ist und auch an Ihren Onlineshop, Ihr ERP oder Ihr CRM-System angebunden werden kann. Hier können Sie dann hoffentlich alle gewünschten Dateiformate direkt hochladen und auch die Übersetzungen ohne E-Mail-Verkehr erhalten.

Entscheidend ist dann aber auch, dass Datenschutzmaßnahmen ergriffen werden, damit Ihre Daten sicher aufbewahrt werden. Scheuen Sie sich nicht, beim Übersetzungsdienstleister nachzufragen, wie er gegen Cyberkriminalität aufgestellt ist.

Abklärung der Rechte

Translation Memory und die Terminologiedatenbank helfen dabei, auch künftige Aufträge mit der gewohnt hohen Qualität bearbeiten zu können. Sollten Sie sich irgendwann entscheiden, den Dienstleister zu wechseln oder die Übersetzungen im eigenen Unternehmen durchzuführen, sollten Sie darauf bestehen, Ihr geistiges Eigentum als Datenexport zu erhalten. Überprüfen Sie also schon vor der Aufnahme einer Geschäftsbeziehung, ob Ihnen die Rechte an diesen Daten zugesichert werden.

Nachhaltigkeit und neuartige Technologien

Neuronale maschinelle Übersetzungen werden immer besser und sind für bestimmte Einsatzzwecke hervorragend geeignet (und günstig). Erfragen Sie also, ob Ihr Übersetzungsdienstleister auch mit neuen Technologien arbeitet und wie Sie davon profitieren können.

Um gut für die Zukunft aufgestellt zu sein, dürfen Sie auch den Punkt Nachhaltigkeit nicht vernachlässigen. Das betrifft auch Übersetzungen. Möglicherweise kann Ihr Dienstleister belegen, welche Maßnahmen er unternimmt, um nachhaltig und ressourcenschonend zu agieren. Ein Indikator dafür ist das Eco Vadis Rating.

Wo findet man passende Übersetzer?

Wenn Sie nun wissen, was Sie wann und wie übersetzt haben möchten, geht es an die Ausschreibung oder das Finden eines Übersetzers bzw. eines Dienstleisters für Ihren Auftrag. Wir von LEGINDA freuen uns über Ihre Anfrage oder Ihren Auftrag direkt über unser Online-Portal. Ein weiterer Tipp: Fragen Sie bei Kollegen oder Bekannten aus Ihrer Branche nach Empfehlungen.

Damit es mit der Übersetzung auch klappt, beachten Sie unsere Tipps für das Briefing.